Einladungen für ein Schengen-Visum

Konsulate benutzen ein Wort – Einladung – für zwei sehr unterschiedliche Dokumente. Sie zu verwechseln ist der häufigste Grund dafür, dass ein Antrag als unvollständig zurückkommt.

Welches Dokument Sie brauchen, hängt vom Zielland ab, nicht vom Schengen-Raum als Ganzem. Ein einheitliches europäisches Einladungsformular gibt es nicht.

• Ein privates Einladungsschreiben — ein formloser Brief, den Ihre Gastgeber schreiben und unterschreiben: wer sie sind, wo Sie wohnen werden, wann und wer zahlt. Er kostet nichts und lässt sich per E-Mail schicken. Für sich genommen überzeugt er nur so weit wie die Nachweise, die dabeiliegen – meist eine Kopie von Pass oder Aufenthaltstitel und ein Adressnachweis.
• Eine amtliche Verpflichtungserklärung — ein staatliches Formular, das die Gastgeber persönlich bei einer bestimmten Behörde beantragen, die es prüft und registriert. Die deutsche Verpflichtungserklärung, die französische attestation d'accueil, die belgische annexe 3bis. Es kostet Gebühren, muss abgeholt werden und macht die Gastgeber finanziell für Sie haftbar.

Das bringt sie im Antrag tatsächlich.

• Unterkunftsnachweis — jeder Kurzaufenthaltsantrag muss für jede Nacht der Reise zeigen, wo Sie wohnen. Bei Familie zu wohnen heißt: Es gibt keine Buchungsbestätigung zum Ausdrucken – an ihre Stelle tritt die Einladung.
• Nachweis ausreichender Mittel — die amtlichen Formulare gehen weiter. Der Visakodex lässt eine Verpflichtungserklärung als Nachweis ausreichender Mittel zum Lebensunterhalt gelten, sodass Gastgeber mit solidem Einkommen abdecken können, was Sie selbst nicht abdecken.
• Eine überprüfbare Verbindung zur Reise — ein registriertes Formular gibt dem Konsulat eine namentlich benannte Person an einer geprüften Adresse mit belegtem Einkommen. Das ist eine überprüfbare Tatsache – ein selbst geschriebener Reiseplan ist das nicht.

• Sie ist kein Visum — sie gibt kein Recht auf Einreise, Reise oder Aufenthalt. Ihre Gastgeber können Sie nicht „hereinholen“; nur ein Konsulat erteilt das Visum, und nur die Grenzbeamten lassen Sie einreisen.
• Sie ist keine Zusage — der Visakodex führt die Ablehnungsgründe auf, und ein unglaubwürdiger Aufenthaltszweck oder Zweifel an Ihrer Rückkehrabsicht gehören dazu. Anträge mit tadelloser Einladung werden wöchentlich abgelehnt.
• Meist ist sie nicht vorgeschrieben — die Liste der Belege ist ausdrücklich nicht abschließend, und die Einladung ist eine Möglichkeit, die Unterkunft zu belegen, keine Pflichtposition. Wenn Sie im Hotel wohnen, buchen Sie das Hotel – eine Einladung ist kein Upgrade.
• Sie bindet Ihre Gastgeber, nicht das Konsulat — wer ein amtliches Formular unterschreibt, erstattet dem Staat Sozialleistungen, medizinische Versorgung und Abschiebekosten, falls es dazu kommt. In Belgien läuft diese Haftung zwei Jahre ab dem Tag Ihrer legalen Einreise.

Einladungen sind keine Höflichkeit, die Konsulate erfunden haben. Sie stehen im EU-Visumrecht selbst – und dort ist auch angelegt, warum sie sich von Land zu Land so stark unterscheiden.

• Artikel 14 Absatz 4 des Visakodex — „Die Mitgliedstaaten können von den Antragstellern die Vorlage eines Nachweises der Kostenübernahme und/oder einer privaten Unterkunft mittels eines von jedem Mitgliedstaat erstellten Formulars verlangen.“ Jeder Staat schreibt sein eigenes Formular – deshalb gibt es kein Schengen-Einladungsschreiben, sondern nur nationale.
• Anhang II – Belege — die Beleg-Liste des Visakodex nennt eine Einladung des Gastgebers, wenn Sie dort wohnen, neben Hotelbuchungen und anderen Nachweisen der vorgesehenen Unterkunft. Die Liste ist ausdrücklich nicht abschließend, ein Konsulat kann also mehr verlangen.
• Artikel 21 und 32 – Prüfung und Ablehnung — das Konsulat prüft die Einreisevoraussetzungen und das Risiko, dass Sie nicht ausreisen, und lehnt aus den aufgeführten Gründen ab. Kein Dokument im Antrag setzt diese Prüfung außer Kraft.

Formular, Behörde, Gebühr und Unterlagen sind national geregelt. Dies sind die Mitgliedstaaten, deren amtliches Formular wir gegen die Seite der jeweiligen Regierung geprüft haben.

Gebühren und Bearbeitungszeiten sind Richtwerte und ändern sich. Maßgeblich ist immer die verlinkte Regierungsseite.

Alle übrigen Mitgliedstaaten

Für diese haben wir noch kein nationales Formular verifiziert – alles oben ist deshalb allgemeine Information und keine länderspezifische Auskunft. Erkundigen Sie sich beim zuständigen Konsulat, bevor Ihre Gastgeber etwas bezahlen, und folgen Sie bis dahin dem Länderlink zu den Schengen-Einreiseregeln.

Für die private Einladung gibt es keine amtliche Vorlage — sie ist die eigene Erklärung Ihrer Gastgeber, die Formulierung liegt bei ihnen. Füllen Sie das hier aus, und es entsteht ein vollständiger, sauber gegliederter Entwurf zum Ausdrucken und Unterschreiben.

An das Konsulat von Schengen-Raum
Sehr geehrte Damen und Herren

Betreff: Einladung für [Vollständiger Name des Gastes] — Antrag auf ein Schengen-Visum für einen kurzfristigen Aufenthalt (Typ C)

Sehr geehrte Damen und Herren,

Ich, [Vollständiger Name der Gastgeber], geboren am [Geburtsdatum der Gastgeber], Staatsangehörige/r von Schengen-Raum, wohnhaft in [Adresse der Gastgeber], lade hiermit [Vollständiger Name des Gastes], geboren am [Geburtsdatum des Gastes], Staatsangehörige/r von [Staatsangehörigkeit des Gastes], Inhaber/in des Passes Nr. [Passnummer], wohnhaft in [Adresse des Gastes], zu einem Besuch bei mir in Schengen-Raum ein.

Zweck des Besuchs: ein Familienbesuch
Vorgesehener Aufenthalt: [Ankunftsdatum] bis [Abreisedatum]
Unterkunft: Die antragstellende Person wohnt kostenfrei in [Adresse der Gastgeber].

Ich stelle die oben genannte Unterkunft für die gesamte Dauer des Aufenthalts zur Verfügung. Die Lebenshaltungskosten trägt die antragstellende Person selbst.

Nach meinem besten Wissen wird [Vollständiger Name des Gastes] den Schengen-Raum vor Ablauf des Visums verlassen und beabsichtigt nicht, über den erlaubten Aufenthalt hinaus zu bleiben.

Diesem Brief liegen bei:
- eine Kopie meines Passes oder Aufenthaltstitels
- ein Nachweis meiner Adresse
- ein Einkommensnachweis, sofern das Konsulat ihn verlangt

Mit freundlichen Grüßen



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[Vollständiger Name der Gastgeber]

Drucken Sie diesen Brief aus, unterschreiben Sie ihn handschriftlich und senden Sie das unterschriebene Original an die antragstellende Person. Prüfen Sie die Checkliste des Konsulats auf weitere Angaben.

Die genaue Liste ist national, aber fast jede Behörde will dieselben paar Dinge sehen. Legen Sie sie vor dem Termin bereit – ein unvollständiger Antrag heißt meist, die Gebühr zweimal zu zahlen.

Was Sie mit dem Antrag einreichen

Das Dokument zu bekommen ist nur die Hälfte. So geht es am Schalter schief.

• Ein veraltetes Formular — Ihre Gastgeber beantragen früh, der Termin verschiebt sich, und beim Einreichen ist die Erklärung sieben Monate alt. Notieren Sie das Ausstellungsdatum und rechnen Sie vom Visumtermin rückwärts.
• Eine Kopie statt des Originals — gemailte Scans sind praktisch und werden bei den amtlichen Formularen in der Regel rundweg abgelehnt. Planen Sie den Kurier ein.
• Daten, die der Buchung widersprechen — eine Einladung über drei Wochen, ein Rückflug nach fünf und ein Kontostand für eine. Sachbearbeiter lesen den Antrag als Ganzes – auffällig wird der Widerspruch, nicht das einzelne Dokument.
• Sie für den ganzen Antrag zu halten — eine Einladung deckt die Unterkunft ab, manchmal die Mittel. Nie deckt sie die Versicherung, den Reisezweck oder Ihre Gründe zur Rückkehr ab.

Keine Einladung, ob amtlich oder nicht, hebt die Pflicht zur Reisekrankenversicherung auf. Sie ist eine eigene Zeile auf der Checkliste, mit eigener Mindestdeckung, und sie muss im gesamten Raum gelten – auch für visumfreie Reisende, die nach einer Einladung nie gefragt werden.